Gyors kezdés: az első 30 perc
Ez a rövid útmutató végigvezet azon az úton, amelynek végén létrejön az első ügyfél, kiválasztasz vagy létrehozol egy sablont, elindítasz egy bekérést, majd ellenőrzöd a beérkező dokumentumokat.
Képernyőkép szükséges
Ide kerül majd a(z) Gyors kezdés: az első 30 perc képernyőképe, amikor rendelkezésre áll validált Nyaggató képernyőkép.
Mikor használd?
- Új szervezet vagy új munkatárs első Nyaggató használatakor.
- Amikor gyorsan szeretnél egy teszt vagy éles bekérést indítani.
- Amikor azonos típusú dokumentumokat kérsz be több ügyféltől.
Lépések
- Jelentkezz be a Nyaggatóba, és ellenőrizd, hogy a megfelelő szervezetben dolgozol. Számítógépen a jobb felső sarokban, mobilon a bal felső sarokban lévő menü gombra kattintva, a menü tetején látszik az éppen kiválasztott szervezet. A kiválasztott szervezetre kattintva választhatsz másik szervezetet vagy hozzáadhatsz újat.
- Nyisd meg az Ügyfelek menüpontot, majd add hozzá az első ügyfelet névvel és érvényes email címmel.
- Nyisd meg a Sablonok menüpontot, itt találod az előre elkészített sablonokat. Az egyes sablonok olyan dokumentumtípusokat tartalmaznak, amelyek egy bizonyos tematikába illenek. Ha olyan dokumentumlistát szeretnél, amely ezektől eltér, hozzáadhatsz saját sablont is.
- Nyisd meg a Bekérések oldalt, és hozz létre egy új bekérőt. A bekérő lehet egyszeri vagy ismétlődő; az ismétlődés napi, munkanapi, heti, havi vagy éves lehet. Minden bekérő tetszőleges dátumra és időpontra állítható. A várt dokumentumokat betöltheted sablon alapján vagy megadhatod manuálisan. Sablon választása esetén továbbra is hozzáadhatsz egyedi tételt. Lejjebb listában láthatod a klienseket, és a mellettük található négyzet kijelölésével aktiválhatod számukra a bekérőt. Kiválaszthatod az értesítési gyakoriságot is; ezt a D-X típusú jelölőkkel lehet aktiválni. Előfordulhat, hogy a beállított dátum és időpont közelebb van, mint például a D-15 értesítő időpontja, ilyenkor az adott lehetőség inaktív, halványabb állapotban jelenik meg. Ismétlődő bekérés esetén a következő lehetséges alkalommal automatikusan kiküldésre kerül a D-15 is. A D-X bekérők neve alapján látható, hogy az esedékességi dátum előtt mennyi nappal küldjön értesítést a rendszer.
- Küldd ki a bekérést. Ha az ügyfél nem reagál, használd a kézi emlékeztetőt vagy az automatikus emlékeztetési szabályokat.
- Amikor dokumentum érkezik, nyisd meg a Jóváhagyások vagy Dokumentumok / Adattár nézetet, ellenőrizd a fájlokat, majd hagyd jóvá vagy küldd vissza javításra.
- Ha minden kötelező tétel rendben van, és mindet jóváhagytad, a bekérési ciklus automatikusan lezáródik, ismétlődés esetén pedig létrejön a következő. Az előzmény az audit naplóban továbbra is visszakereshető.
Első 30 perces ellenőrző lista
| Feladat | Kész, ha... |
|---|---|
| Belépés | A megfelelő szervezet neve látszik. |
| Ügyfél | Az ügyfél neve és email címe helyes. |
| Sablon | Minden kért dokumentumtétel szerepel. |
| Bekérés | Van határidő és címzett. |
| Feltöltés | Legalább egy fájl megjelenik a beérkezett dokumentumok között (amikor teljesül). |
| Lezárás | A bekérés állapota lezárt vagy elfogadott. |
vigyázat
Éles ügyfélnek küldés előtt mindig ellenőrizd a címzett email címét és a bekérés címét. Hibás címzett esetén az ügyfél a “Téves címzett” jelzéssel is megállíthatja az értesítéseket.
Gyakori hibák és tippek
- Kezdéshez elég egy ügyfél és egy rövid, 2-3 tételes sablon.
- Ne hozz létre minden hónapra új sablont, ha ugyanaz a dokumentumlista ismétlődik; erre az automatizáció való.
- Ha a fájl nem jelenik meg azonnal, frissítsd a dokumentum vagy jóváhagyási nézetet, majd ellenőrizd az audit naplót.