A teljes dokumentumbekérési folyamat
A Nyaggató fő folyamata a szolgáltató és az ügyfél közötti dokumentumáramlást teszi átláthatóvá. A szolgáltató létrehozza a bekérést, az ügyfél biztonságos linken feltölt, a csapat ellenőriz, a rendszer emlékeztet, majd a lezárt előzmény később is visszakereshető.
Ide kerül majd a(z) A teljes dokumentumbekérési folyamat képernyőképe, amikor rendelkezésre áll validált Nyaggató képernyőkép.
Lépések
- A szolgáltató létrehozza a bekérést kézzel vagy sablon alapján.
- A Nyaggató emailben elküldi az ügyfélnek a feltöltési linket.
- Az ügyfél megnyitja a linket, áttekinti a kért tételeket, és feltölti a fájlokat.
- A szolgáltató az Áttekintésben, Jóváhagyásokban vagy Adattárban ellenőrzi a beérkezett dokumentumokat.
- Ha hiányzik dokumentum, vagy közeleg a határidő, automatikus vagy kézi emlékeztető indulhat.
- Hibás vagy nem megfelelő dokumentum esetén a szolgáltató visszaküldi javításra megjegyzéssel.
- Ha minden kötelező dokumentum elfogadott, a bekérés lezárható.
- A folyamat előzményei az audit naplóban és kapcsolódó nézetekben megmaradnak.
Folyamatállapotok röviden
| Állapot | Mit jelent? |
|---|---|
| Kiküldve | A bekérés kiment, ügyfélreakcióra vár. |
| Megnyitva | Az email megnyitásáról érkezett jelzés. |
| Feltöltési portál megnyitva | Az ügyfél vagy az email szolgáltató megnyitotta a feltöltési linket. |
| Részben feltöltve | Van beérkezett dokumentum, de még hiányzik tétel. |
| Ellenőrzésre vár | Belső jóváhagyás szükséges. |
| Visszaküldve | Legalább egy dokumentum javítást igényel. |
| Lezárt | A bekérés feldolgozása befejeződött. |
A Megnyitva és a Feltöltési portál megnyitva állapot hasznos jelzés, de nem mindig jelent valódi ügyfélműveletet. Egyes email szolgáltatók, például a Gmail, biztonsági vagy vírusellenőrzés miatt megnyithatják az email tartalmát és a benne lévő linkeket is.
A folyamat célja nem csak az, hogy fájl érkezzen, hanem hogy határidőre elfogadott dokumentumcsomag legyen.
Gyakori hibák és tippek
- Ne zárd le a bekérést addig, amíg minden kötelező tétel rendben nincs.
- Ha az ügyfél jelez, hogy nem ő a címzett, kezeld a téves címzett folyamatot, ne küldj újra vakon emlékeztetőt.
- A visszaküldésnél mindig adj rövid, konkrét megjegyzést.